Зачем аутсорсить организацию командировок?
Организация командировок — задача, которая кажется простой, пока не начнешь с ней работать. Менеджер по персоналу тратит часы на поиск рейсов, сравнение отелей, уточнение виз, согласование с дальними филиалами. А потом начинаются проблемы: рейс отменили, визу отказали, отель оказался не так хорош, как на фото.
Передав организацию командировок профессионалам, компания получает:
- Экономию времени сотрудников: менеджеры по персоналу занимаются людьми, а не логистикой
- Контроль расходов: плановый бюджет, прозрачный учёт, нет сюрпризов
- Снижение рисков: профессионалы знают нюансы виз, оформляют страхование поездки, подбирают надёжные отели
- Документальное оформление: заранее согласованный комплект для бухгалтерии
- Поддержку в пути: если что-то пошло не так, есть человек, который решит проблему за 5 минут
Что входит в услугу «Организация командировки»?
| Этап | Что мы делаем | Сроки |
|---|---|---|
| 1. Запрос информации | Вы отправляете маршрут, даты, ФИ сотрудника, бюджет. Уточняем цель поездки (переговоры, обучение, инспекция). | Тут же |
| 2. Планирование маршрута | Подбираем оптимальные рейсы, сравниваем по времени и цене, проверяем требования к визам. | 2-4 часа |
| 3. Подбор отеля | Ищем 3-4 варианта отелей рядом с местом деловых встреч, проверяем рейтинги, смотрим отзывы. | 2-4 часа |
| 4. Визовая поддержка | Если требуется виза — подготавливаем документы, консультируем о сроках и правилах, подаём в посольство. | Варьируется |
| 5. Бронирование | После одобрения бронируем билеты, отель, трансферы. Получаем подтверждение от всех сервисов. | 2-4 часа |
| 6. Страховка и подготовка | Оформляем страховку для поездки, готовим пакет документов для сотрудника. | 4 часа |
| 7. Передача документов | Выдаём сотруднику печатные билеты, ваучеры отелей, маршрутный лист, страховой полис, 24/7 контакт. | 1-2 дня |
| 8. Поддержка в пути | Сотрудник может позвонить в любой момент: проблема с рейсом, вопрос по отелю, помощь с языком. | Всю поездку |
| 9. Документы для бухгалтерии | После возврата подготавливаем счёт, акт, приложение к приказу, справку об условиях проживания. | День после возврата |
Какие документы вы получите?
После завершения командировки готовим согласованный пакет документов для бухгалтерии. Состав зависит от маршрута, поставщика и типа услуги, поэтому его лучше уточнять до оплаты:
- Счёт-фактура на услуги по организации командировки
- Акт выполненных работ с разбивкой по услугам
- Копии авиабилетов или электронные boarding pass
- Гостиничные ваучеры с указанием ночей и стоимости
- Справка об условиях проживания для расчёта суточных
- Приложение к приказу о командировке с маршрутом и сметой
- Отчёт о фактических расходах для налогообложения
- Страховой полис (если оформляли)
С мая 2021 года европейские авиакомпании не летают в Беларусь. Если сотруднику нужно попасть на деловую встречу в Европу (Варшава, Берлин, Амстердам), единственный способ — это лететь с пересадкой через Стамбул, Дубай или Москву.
Мы организуем такие маршруты оптимально: находим самый быстрый и дешёвый способ добраться до европейского города. Благодаря нашему опыту сотрудник доедет туда даже быстрее, чем если бы он летел напрямую из другого города.
Примеры расчётов стоимости
Командировка в Москву на 3 дня
Маршрут: Минск → Москва → Минск
- Авиабилеты туда-обратно: 150 EUR
- Отель 3* на 2 ночи: 80 EUR
- Трансфер туда-обратно: 40 EUR
- Страховка: 10 EUR
- Сервис First Class (5%): 14 EUR
- ИТОГО: 294 EUR (~820 BYN)
Командировка в Стамбул на 5 дней (деловые встречи + личное время)
Маршрут: Минск → Стамбул → Минск
- Авиабилеты туда-обратно: 120 EUR
- Отель 4* на 4 ночи: 200 EUR
- Трансфер туда-обратно: 30 EUR
- Страховка для поездки: 15 EUR
- Виза (если требуется): 0 EUR (для белорусов виза не требуется)
- Сервис First Class (5%): 18 EUR
- ИТОГО: 383 EUR (~1070 BYN)
Как начать работу?
Шаг 1: Обсудите потребности
Позвоните нам или напишите письмо. Расскажите, сколько сотрудников ездит на командировки в месяц, в какие страны, какой типичный бюджет. Для крупных компаний обсудим условия договора для юрлиц.
Шаг 2: Заключите договор
Если это разовая командировка — просто дайте параметры одного маршрута. Если вы хотите постоянно пользоваться нашими услугами — оформим договор для юрлиц с согласованным порядком заявок, оплаты и закрывающих документов.
Шаг 3: Отправляйте заказы
Просто пишите: «Нужна поездка Сергея Иванова в Варшаву 15-18 мая, бюджет 500 EUR, виза нужна». Мы проверим возможность визы, найдём рейсы и отель, подготовим смету.
Шаг 4: Утвердите план
Мы отправим вам вариант маршрута с ценой. Если всё нравится — одобряете. Если нужны изменения — вносим их за 30 минут.
Шаг 5: Получите документы
После возврата сотрудника мы подготовим весь пакет документов для бухгалтерии. Вы не потратите время ни на какую бумажную работу.
Специальные случаи
Экстренная командировка
Если сотруднику нужно вылететь завтра, сначала проверяем доступные рейсы, документы, оплату и правила тарифа. Срочный сервис возможен, но условия и стоимость согласуем до выписки билета.
Поездка с семьёй
Если руководитель едет с супругой или детьми на международную конференцию — организуем поездку для всей семьи. Все летят одним самолётом, останавливаются в одном отеле. Документы раздельные для каждого члена семьи.
Повтор маршрута
Если сотрудник ездит в одно место регулярно, мы можем сохранить профиль маршрута, предпочтения по багажу, отелю и оплате. При новой поездке менеджер быстрее проверит актуальный тариф и документы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выбрать отель самому или нужно согласовывать с First Class?
Если у вас есть любимый отель в городе — просто назовите его. Мы забронируем там. Если выбираете из наших предложений — мы подберём на основе вашего бюджета и требований (рядом с офисом клиента, хороший wi-fi, рабочий стол в номере и т.п.).
Что если рейс отменили или опоздали?
Сотрудник связывается с менеджером, а мы проверяем доступные варианты обмена, следующий рейс, изменения по отелю и трансферу. Возможности зависят от правил тарифа и поставщиков.
Дорого ли оформлять командировку через агентство вместо прямого бронирования?
Стоимость сервиса зависит от состава поездки и условий договора. Перед оплатой показываем тариф, сервисный сбор и пакет документов, чтобы компания понимала итоговую стоимость.
Организуйте командировку вместе с First Class
Забудьте о деталях. Мы позаботимся о билетах, отелях, визах, страховке и документах. Звоните или пишите прямо сейчас.
Связаться с намиFirst Class — 8 лет опыта в организации командировок для компаний Минска. Позвоните +375 44 772-52-66 или напишите на marketing@fclass.by.
Поможем организовать поездку без хлопот
Подберём билеты, проживание и трансфер, подготовим закрывающие документы для бухгалтерии.
Или напишите в Telegram